週に15時間節約でき私の1週間が9日になりました。
最近、毎月飛行機に乗っている齊藤直です。
毎月乗っていると、保安検査にやたら慣れてきます。（笑）
齊藤は「ビジネスプロデューサー」と名乗っていますがこの名乗りをする理由は2つで、齊藤はパートナー（クライアント）の
①あるべき体型づくりと戦略づくりをコンサルティングで行う
②1のエネルギーで10の結果を出せるように業務全体を包括的に把握、最大効率化の提案・構築を行う
からです。
ちなみに、②の一環としてよくあるのがシステム構築の提案。
これについて、記事とかにしたことがなかったので、今日は事例を交えてご紹介します。
今日の目次
鑑定申込受付システムのご依頼
先日は、開運コンサルタントの松田聖子さんからご依頼をいただき、鑑定の申込受付システム製作をいたしました。
松田さんはこれまでメルマガスタンドでお客様から鑑定申込みを受付、頂いた申込み1件1件の情報を手書きで印刷済みの鑑定書に転記、鑑定当日を迎えられていました。
もちろん頂いた申込みの日時調整・管理もすべてアナログ。
そのため、鑑定が増えれば増えるほど事務作業が増え、結果ご自身で想定していた数の鑑定を受け付けることができない状況に気づかれました。
これを伺い齊藤から「システムで受付→鑑定書起こしまでをすべて自動化」することを提案。
具体的な仕様は、以下の通りです。
松田さんのシステム仕様
１．お客さまがネット（PC・スマホ）で申込み
①お客さまが商品を選ぶと↓
②システムが受付可能日程を出し
↓
③日程が選ばれると受付可能時間を自動提案
２．バッファと残時間の自動計算
お客さまが9時からの60分コースを予約した場合、自動的に9時から10時15分まで予約受付は負荷状態になる。（鑑定60分+バッファ15分）結果、直近で申し込めるのは10時15分からとなる。
３．申込みと決済
お客さまがクレジットカードまたは銀行振込を選んで申込み①クレジットカードを選択した方へは決済まで自動誘導
決済後、自動で当日のご案内メールを送信
同時に、管理者に予約情報をメール送信
②銀行振込を選択した方へは
支払情報を掲載した予約受付メール送信
管理者に予約情報のメール送信
振込確認後１クリックで入金確認メールの送信可能
４．顧客入力事項の鑑定書起こし
①申込時にお客さまが入力した個人情報（氏名、生年月日、メールアドレス、郵便番号、住所、住居年数、ご紹介者）②個人情報から自動算出した（年齢、干支、九星）
を自動で鑑定書に反映、1クリックでプリントアウト可能
５．リマインドメール
鑑定○日前（任意設定可）にお客さんに自動でリマインドメール送信管理画面からリマインドメール送信済み状態の確認可能
６．サンクスメール
鑑定後、お客さまにサンクスメールを送信（時間は任意指定可）管理画面からサンクスメール送信済み状態の確認可能
松田聖子さんの感想
このシステムを先日から導入された松田さんからご感想をいただきましてので、以下に紹介します。
今までは、予約をフォームから受け付けているだけでしたので、ご予約をいただいてから日程調整、ご入金依頼、ご入金確認、リマインドメール、フォローメールと1件のご予約につき最低5つのメールを手動で作業していました。
結果、ご予約が増えてきますと「毎日午前中は予約処理などの事務作業に多くの時間を割かれる」という状況でした。
この作業がどんどん私を圧迫し、ある時「当初想定していた鑑定のお客様数をお迎えすることが現実的に不可能」であることが判明しました。
そんな状況を直さんにご相談したところ、私のオリジナルシステム（予約う受付から鑑定書生成までを自動で行ういステム）を構築することで、この問題が解決できるということを説明していただきまして、すぐにシステム構築をお願いしました。
直さんのチームで制作したシステムはとても分かりやすくて、納品していただいてからすぐに予約システムを稼働させることができました。
鑑定のお申込み・入金確認・鑑定書生成までワンストップのシステムなので、今までの作業時間がうそのようです。
システムの導入で、これまで毎日午前中2～3時間をかけ行っていた事務作業時間が0分になりました。
これは週に15時間程度節約できたことになりますので、私にとっては1週間が9日になったことになります。
システムを依頼するということは、通常は信頼できる業者を探すことから始めなければなりませんし、自分が必要とするものを綿密に業者に伝える準備をしなければ、良いものは作れません。
しかし、私の場合は普段からビジネスの状況を相談している直さんがシステム構築を受けてくださいました。
「どこでどう困っているのか？だから何が必要なのか？」を直さんに、丸ごと解決していただきました。
まるで外科手術のチームのように・・・
システムによる事務作業の自動化とは素晴らしいと、痛感しています。
私のシステム構築は九星気学を取り入れた特殊なもので、作業に膨大な工数（時間）がかかっています。
それはそれはややこしいに違いないわけなのですが、直さんの制作チームのみなさんがスピーディーにコツコツと励んでくださった結果、1ヶ月ほどでとても良いものが仕上がりました。感謝の思いでいっぱいです。
このシステム導入により、売り上げの上限は飛躍的に上がりました。
次なるビジネス展開へ向けて、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
24時間365日ミスなく働いてくれる社員
いかがですか？
システムって聞くととても難しく聞こえるかもしれませんが、言い換えるとシステムとはあなたに変わって24時間365日ミスなく働いてくれる社員さんです。
ちなみに、給与も飲みニケーションも不要です。（笑）
24時間365日ミスなく給与不要・飲みニケーション不要で働いてくれる社員さんなんて、夢のパートナーですよね。
そのパートナーづくり、今はカンタンに実現できちゃうんです。
機会損失金に気づこう
もしあなたの月商が50万円だった場合、あなたの時給って3,125円です。（50万/8時間/20日）
そんなあなたが松田さん同様、1日3時間程度あなたじゃなくて良い作業に充てていた場合、あなたは毎月187,500円を意図して得ていなかったことになります。
これ、恐ろしいですよね。
僕はよく言うのですが、めちゃんこ売れている陶芸家の先生が毎週金曜日はヤマトの伝票を書く日とか決めて伝票書きまくっていたら「それなんで自分でやっているんですか？」って聞きますよね。（笑）
それと同じこと、実は多く自営業者さんがやっているんです。
本日紹介した松田さんもその一人。
これ、膨大な機会損失なので、松田さんにはシステムを提案・導入頂いたというわけです。
「コレ困ってる！」を聞かせてください。
松田さんはもとより齊藤のパートナー（クライアント）なので、日々の会話の中で「いまここに困っている！」をキャッチすることができましたが、もしあなたが松田さん同様「自分じゃなくて良い作業に圧迫されて困っている！」という場合、その声はこちらから齊藤にお聞かせください。
齊藤の制作チームが、あなたの無駄な作業時間を0分にします。
追伸、齊藤公式LINEの登録もお忘れなく
2019年4月から各地で新LINE@（LINE公式アカウント）勉強会を手掛ける齊藤のLINEはこちら。※新LINE@（LINE公式アカウント）の正しい使い方が学べるので、見て勉強してください。（←タダです。）
https://line.me/R/ti/p/%40srp3371a
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