「自動化」と「アウトソーシング」で1日を240時間にしよう

同じこと(作業)を二度したときがチャンス!


ビジネスプロデューサーの齊藤直です。

先日、学園の授業でもこってりお話しをしたのですが、同じこと(作業)を二度したら、それは「自動化」か「アウトソーシング」のチャンスだと思いましょう。

多くの人がこの現実を理解していませんが、今日は、1日を240時間にできている人と、24時間のままの人が混在しています。

何となく察しがつくかもしれませんが、1日を240時間にできている人は仕事(作業)を自動化・アウトソーシングできる人で、1日が24時間のままの人は、自動化・アウトソーシングができない人です。

同じこと(作業)を二度する場面


日々仕事をしていると、繰り返し行う作業ってありますよね。

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例えば、

・毎月月末にスタッフの給与付をする
・企画の都度申込みフォームを作成する
・毎日問い合わせメールの返信をする


等です。

これら繰り返し行うことを、「ルーティーンワーク」と言います。

一般には、「ルーティーンワーク」って毎日・毎週・毎月行うことを指しますが、齊藤は、「二度同じことをしたら、それはすでにルーティーンワーク」だという認識を持ち、その仕事(作業)は「自動化」か「アウトソーシング」をするようにしています。

具体的に、ご紹介しましょう。

自動化する


そもそも論で、ルーティーンワークって、なぜルーティーンワークになるかといいますと、それは「繰り返しやる必要があるから」です。

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ちなみに、気づいていない人が多いですが、この繰り返しやる仕事(作業)には、必ず『一定のルール』があります。

例えば、「企画の都度申込みフォームを作成する」というルーティーンワークには、

1.フォームを作成するアプリケーションを開く
2.その企画で収集すべき情報は何かを決める
3.フォームを作成する
4.チェックをする
5.使用する


という5ステップがあるわけですが、これ毎度同じ作業をするのは大変です。

ということで、僕は過去の企画で使ったフォームをそのままコピーして何度も使うようにしています。

これに必要な行動は「1クリック」のみです。

ちなみに、ツールは「レモンスカッシュ」を使用しています。

自動化できないものはアウトソーシングしよう


とは言うものの、自動化できない繰り返しやる仕事(作業)もありますよね。

例えば、メールの返信。

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メールの返信は、

1.メーラーを開く
2.不要なメールはタイトルで判断し捨てる
3.必要なメールを開く
4.返信をする


という4ステップがあります。

こういう自動化できないけど繰り返しやる仕事(作業)は、「アウトソーシング」しましょう。

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例えば上記4ステップの場合、だれもが1と2は100%アウトソーシングできますね。

ちなみに、「返信テンプレート」を準備すると4までアウトソーシングすることができるようになります。

これをすると、あなたはの仕事(作業)から「メールの返信」という時間がかかるソレがなくなります。

自分じゃなきゃできないことで自分にしかできないことだけに時間を使う


このように、ルーティーンワークは自動化またはアウトソーシングすることが重要です。

なぜなら、これをするとあなたは、「あなたじゃなきゃできないことであなたにしかできないこと」だけに時間を使うことができるからです。

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例えば、齊藤は事業企画や戦略を考えるという仕事がメインです。

そんな僕が、DMづくり、調べごと、懇親会の会場予約に日々の時間を使っていたらどうでしょう。

当然ですが、事業企画や戦略を考える時間が限りなく0になります。

これ、良くないですよね。

良くないので、僕は考えなくてできる仕事は自動化、考えながらやるべき仕事はアウトソーシングをしています。

これをすることで、僕は毎日「事業企画や戦略を考える」に集中することができるわけです。

まとめ


という事で今日は、「同じこと(作業)を二度したら、それは自動化かアウトソーシングのチャンスだと思え」というお話しをしました。

ポイントは、自動化かアウトソーシングではなく、自動化とアウトソーシングの両方を行うことです。

この両方を行うと、あなたも1日が48時間、96時間、240時間と、どんどん拡大します。

どうぞ、まずは何が自動化できるか・アウトソーシングできるかを、紙に書き出してみて下さい。




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