複数の仕事を同時多発で進めるためには４つのステップがあります。
ビジネスプロデューサーの齊藤直です。
先日、飲み会でお会いした方から「どうしたら、直さんみたいに複数の仕事を同時進行に進めることができるの？」と、ご質問をいただきました。
複数の仕事を同時に進めるコツは、以前こちらの記事に書きました。
この記事に書いてあります「仕事のリズムづくり」や「一人分業制度」などは非常に効果的ななので、是非真似してみてください。
ちなみに折角ですので今日は、もう一歩踏み込んだ「複数の仕事を同時進行で進めるための４ステップ」というお話をしたいと思います。
今日の目次
複数の仕事を同時多発で進めるための４ステップ
複数の仕事を同時多発で進めるために、齊藤が大切にしている４ステップがありますので、今日はそのお話をしましょう。
複数の仕事を同時多発で進めるための４ステップとは、
１．一つひとつの仕事をプロジェクトにする
２．プロジェクトの工程を明確にする
３．各プロジェクトでプロジェクトチームをつくる
４．各プロジェクトの進捗を一覧管理・チームで共有する
の４つです。具体的に解説しますね。
一つひとつの仕事をプロジェクトにする
１つ目のステップは、『一つひとつの仕事をプロジェクトにする』です。
「プロジェクト」を辞書でひくと「企画。計画事業。研究開発計画。」と書いてります。
齊藤は一年を通して同時多発的に複数の仕事をこなすために、一つひとつの仕事を単なる「ToDo」ではなく『プロジェクト』に落とし込んでいます。
プロジェクトに落とし込むということは、その仕事に
・具体的なゴールを設定し
・ゴールを達成しなければいけない期限もつくり
・ゴールを達成すると得られるものを明確にする
ということです。
多くの人が一つひとつの仕事をここまで掘り下げていないと思いますが、齊藤は一つひとつの仕事をここまで掘り下げています。
プロジェクトの工程を明確にする
２つ目のステップは、「プロジェクトの工程を明確にする」です。
これは上記「ゴールを達成しなければいけない期限」と連動するのですが、どんな仕事もプロジェクト化するためには、タイムスケジュールの設定が大切なのです。
学校では教えてくれませんが、このタイムスケジュールとは、①期限の明確化と②工程の明確化の２つから成ります。
齊藤はこの２つを明確にしてから、作業に入るのですね。
なぜなら、期限と工程を明確にするとあとはやるだけなので、やるべきことが明確になり、どんどん進むからです。
各プロジェクトでプロジェクトチームをつくる
３つ目のステップは、「プロジェクトチームづくり」です。
齊藤は、一年を通して同時多発的に複数の仕事をっていますが、実はこれ、一人ではやっていません。
すべての仕事に「プロジェクトパートナー」がいます。
例えば、学園生のホームページ製作を齊藤が手がける場合、
・設計者
・デザイナー
・ビルダー
を招集、「●●さんサイトづくりチーム」というプロジェクトチームをつくるのです。
プロジェクトチームに誰を招集するかはプロジェクトごとに異なり、誰を集めるかの「スタッフィング」が齊藤のウリでもあります。
各プロジェクトの進捗を一覧管理・チームで共有する
４つ目のステップは、「各プロジェクトの進捗を一覧管理・チームで共有すること」です。
よくマンションの建設現場に行くと、向こう１週間の工事スケジュールが書かれていますよね。
あれの自分仕事版の詳細なものをネット上に作成、プロジェクトチームで共有しています。
これがあることで、プロジェクトチームメンバーが他のメンバーに連絡を取らなくても、今プロジェクトがどこまで進み、誰がどの作業をしているのかが明確なわけです。
ちなみに齊藤は、どのプロジェクトが今どの段階にあり、どんな問題を抱えているのか、何が解決したのか・していないのかを毎日チェックする係。
ここでも齊藤の仕事はプロデューサーなわけです。
まとめ
ということで今日は、「複数の仕事を同時多発で進めるための４ステップ」をご紹介しました。
「プロジェクトチームをつくるなんて、私にはできない！」とお思いになた方がいらっしゃるかもしれませんが、今日は、クラウドソーシングで仕事を外部のフリーランスに振ることができますので、このチーム作りは誰にでも、できます。
ポイントは、あなたが今までの常識を捨て、まずは一度これをしてみるかどうかです。
